Die perfekte Hochzeitslocation für eure ganz persönliche Traumhochzeit zu finden ist nicht einfach.  Eine Hochzeit im Jahre 2021 ist, wie in den vielen Jahrzehnten davor, ein toller, ergreifender und emotionaler Moment und ein Zeichen zwei sich liebender Menschen der Welt mal ganz offiziell zu sagen: „Hey, schaut her, WIR feiern und zelebrieren heute unsere Liebe zueinander“. Eine Hochzeit im Jahre 2021 ist aber genauso ein professionelles Event geworden, welches einer gut durchdachten Planung bedarf, damit das Ergebnis am Ende des Abends euren Gäste und natürlich euch als Hochzeitspaar einen unvergesslich schönen Tag beschert hat.

Wenn ich mich an die Erzählungen meiner Eltern zu ihrer Hochzeit vor knapp 40 Jahren zurück erinnere und mir die mitlerweile vergilbten Fotos im Fotoalbum anschaue, war damals vieles anders als heute. Spontaner, ungeplanter und undurchdachter (es gab z.B. auch keinen Hochzeits-DJ und die Feierlichkeit fand im eigenen Garten statt)  –  halt irgendwie mehr „down to earth“ als heute. Aber Zeiten verändern sich und das ist doch eigentlich auch gut so.

Heute gibt es vieles zu beachten, zu bedenken und im Blick zu halten. Von diesen „vielen“ Dingen geht es im heutigen Blogbeitrag. Ich habe mich mit meinem Mann, einem erfahrenen Event- & Veranstaltungs-DJ, zusammengesetzt und für euch einmal die wichtigsten Punkte zusammengetragen, die ihr für euch und nicht zuletzt für die Suche nach der passenden Hochzeitslocation klären solltet.

Das Hochzeitsdatum

Die beste Planung, Suche, Recherche und das Finden einer passenden Location bringt zu nichts, wenn die Location dann an eurem Tag schon ausgebucht ist. Oder ihr sucht erst nach einer passenden Location und geht dann in die Terminfindung zur Hochzeit. Dies kann genauso schief gehen.

Daher mein Tipp: Stimmt gemeinsam ab, wann ihr heiraten wollt- z.B. an eurem Jahrestag, dem Tag des ersten Dates oder einem für euch beide besonderen Datum mit dem ihr etwas verbindet. Wenn ihr für jedes Datum offen seid, umso besser. das vergrößert eure Chancen bei der Locationsuche fündig zu werden.

Der Location-Typ

Ihr solltet euch vor der Location-Recherche überlegen, was eure Location bieten und verkörpern soll. Locations gibt es wie Sand am Meer. Es gibt Schlösser, Burgen, Hotels mit Veranstaltungssälen, klassische Restaurants, Veranstaltungsboote, Fest- & Partyscheunen, Eventkirchen, Clubs, Zeltverleiher, die euren Garten in eine amerikanische Landhochzeit verwandeln, und und und.

Überlegt einfach, was zu euch als Typ passt oder wo ihr euch besonders gut und wohl fühlen würdet. Jeder hat sicherlich von vorne herein eine bestimmte Tendenz. Weichen eure Vorstellungen als Paar stark voneinander ab, seid kompromissbereit, denn ihr sollt euch beide wohl fühlen. Lasst euch nicht von Freunden und Verwandten beeinflussen – es ist euer Tag – es muss euch gefallen! Gibt es mehrere Locationtypen, die in die engere Auswahl kommen, versetzt euch in die Situation einer Hochzeit und fühlt euch ein. Ihr werdet schnell merken, das sich ein Favorit herausbildet.

Mein Tipp:

Erstellt bei Uneinigkeit eine Pro- & Kontraliste und stellt eure Argumente gegenüber und schaut euch die verschiedenen Typen in Ruhe an. Gut, ihr habt einen Locationtyp gefunden. Dann auf zum nächsten Punkt…

Das Hochzeitsbudget

Sicherlich genau so wichtig wie die Auswahl des Locationtypes ist die Klärung der Budgetfrage. Was wollt ihr ausgeben bzw. was seid ihr bereit auszugeben. Es ist wichtig, nicht in einem Bereich das ganze Geld auszugeben, um dann in anderen Punkten sehr sparen zu müssen. Daher: überlegt, welche Punkte euch besonders am Herzen liegen. Ist die Musik einer der wichtigsten Punkte, solltet ihr hierfür genügend Reserven haben oder Budget zur Seite legen, um einen guten DJ oder eine Band zu engagieren. Ist euch hingegen das Essen besonders wichtig, da ihr selber gerne und häufig und vorallem gut Essen geht, solltet ihr mehr Budget für das Essen einplanen. Dies lässt sich natürlich nun mit vielen Punkten einer Hochzeit fortsetzen. Das Prinzip ist aber klar. Priorität hat, was euch besonders am Herzen liegt. Also schaut euch die Locations, die eurem Locationtyp entsprechen hinsichtlich der Preise an und überlegt was ihr bereit seid auszugeben.

Anzahl der Gäste

Habt ihr einen großen Freundeskreis, viele Familienangehörige und wollt auch eure Arbeitskollegen und den Chef einladen? Dann werdet ihr sicherlich über 80 Gäste kommen, evtl. sogar weit darüber. Feiert ihr nur im kleinen Kreis mit der engsten Familie und wichtigsten Freunden, so wird es eher eine Hochzeit mit 30-40 Personen.

Egal wie ihr feiern wollt – überlegt euch auf welche Größenordnung es hinauslaufen soll. Diese Größenordnung solltet ihr dann bei der Suche im Kopf haben, denn es nutzt die schönste Location nichts, wenn ihr eure hohe Gästenanzahl nicht unterbringen könnt. Genausowenig hilft es der Veranstaltung, wenn ihr in einem traumhaften Barocksaal mit 8 Metern Deckenhöhe und 100QM Tanzfläche sitzt und nur 30 Gäste gelanden habt. Klärt vor Ort, wie die Bestuhlungszahlen sind, sprich: Wieviele Gäste können an runden oder länglichen Veranstaltungstischen gleichzeitig sitzen und ob sich Tische ab einer gewissen Uhrzeit ohne großen Aufwand für eine größere Tanzfläche wegräumen lassen.

Preisgestaltung und Zahlungsmodalitäten

Lasst euch am besten in einem Vorgespräch vor Ort oder in Form einer Bakettmappe die Preiszusammensetzung und die Zahlungsmodalitäten geben. Dies ist für eure Budgetplanung wichtig und vorallem auch für die Zeit nach der Hochzeit. Denn die Frage, ob am Abend der Veranstaltung direkt bezahlt werden muss oder per Rechnungsstellung im Nachgang, ist für die meisten Hochzeitspaare sehr wichtig, denn für viele geht es ja direkt in die Flitterwochen. Auch ob eine Anzahlung geleistet werden muss, wäre für eurer Budget wichtig, denn dies würde heißen, das ihr schon vor Beginn der Party finanziell etwas an die Seite legen solltet. Auch lässt sich aus der Kostenaufstellung eurer Location für euch erkennen, ob es z.B. Nachtzuschläge für das Personal gibt und sich somit die Preise ab einer bestimmten Uhrzeit erhöhen.

Dekostil der Location

Ist eurer Stil in dem die Deko oder die gesamte Hochzeit ausgerichtet werden soll, einem festen Stil zuzuordnen oder seid ihr offen für alles? Eine Landhaushochzeit werdet ihr sicherlich weniger passend in einem edlen Nobelhotel im modernen Stil umsetzen können. Zumindesten wäre der Aufwand der Umdekoration um ein Vielfaches höher, als wenn ihr direkt eine Festscheune, Bauernhof, oder Gartenhochzeit feiern würdet. Daher bedenkt bei der Auswahl der Location auch, ob ihr euer Dekokonzept, dort so umsetzen könnt.

Entfernungen

In eure Überlegungen solltet ihr den Punkt „Entfernungen“ definitiv mit einbeziehen. Gibt es in der Nähe der Location ein Standesamt und/oder eine Kirche, die euch gefällt? Aus den Erfahrungen vieler Jahre musikalischer Begleitungen von Hochzeiten hat sich für uns von Music Sound Concepts herauskristallisiert, dass zwischen dem Ort der Trauung und der Location für die Hochzeitsfeier, nicht mehr als 15 bis maximal 20 Minuten Autofahrtzeit liegen sollten. Weiterhin ist es wichtig, dass die Location für die Gäste nicht zu weit weg ist. Für Freunde und Verwandte, die weiter weg wohnen, solltet ihr vorab Übernachtungsmöglichkeiten organisieren – die dann auch in direkter Nähe zur Location liegen. Denn Gäste, die eine weite Rückreise haben, egal ob mit dem eigenen Auto oder dem Taxi, verlassen eine Party in der Regel früher, als Gäste die in 5 Minuten im Hotelzimmer sind.

Schlecht-Wetter-Alternative

Einen Plan zu haben ist immer gut. Einen Plan-B zu haben ist besser. Gerade wenn ihr vorhabt etwas im Außenbereich umzusetzen. Eine Trauung im Freien und auch ein Sektempfang im Außenbereich sind immer etwas wundervolles. Wie sieht es aber aus, wenn euch das Wetter einen Strich durch die Rechnung macht? Dann ist ein guter Plan-B unerlässlich. Habt also bei der Locationauswahl im Blick und fragt vor Ort nach, ob es Räume gibt, die für den Sektempfang oder eine Außentrauung bei Regen genutzt werden und lasst sie euch zeigen. Schaut, ob ihr hier eine entsprechende Atmosphäre für die Trauung oder den Sektempfang schaffen könnt oder ob ihr dann in einem engen Nebenraum heiratet der wenig Charme versprüht. Ihr werdet vor Ort schnell merken, ob eure Location Plan-B erfahren ist und gute Aternativen bietet oder ob euch die angebotenen Alternativen nicht überzeugen. Dann mein Tipp: Sucht weiter, denn der deutsche Sommer ist nie regenfrei und ein 2-stündiger Lagerkoller zum Sektempfang in einem engen Raum trägt nicht zu einem guten Partystart bei. Wichtig ist hier auch mit der Location abzustimmen, wer bei wechselndem Wetter entscheidet, wo die Trauung oder der Sektempfang dann schlussendlich stattfindet. Hat hier die Location den Hut auf oder entscheidet ihr als Kunde dies spontan. Mein Tipp: Lasst die Location entscheiden, denn viele Jahre Erfahrungen mit Hochzeiten und Events haben dort mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Gespür dafür entstehen lassen, was die richtige Entscheidung ist.

Das Essen

Geht ihr privat gerne und regelmäßig Essen und ist euch Essen auf hohem Niveau sehr wichtig? Dann solltet ihr bei der Auswahl der geeigneten Hochzeitslocation das Essen besonders im Blick haben und mehr Geld eures Budgets bereit stellen. Oder ist Essen für euch wichtig, aber es soll euch und eure Gäste satt machen – ohne kulinarische Höchstleistungen in der Küche? Dann stellt wahrscheinlich ein umfangreiches und solides Buffet die richtige Wahl dar. Beide Varianten sind vollkommen legitim.

Bei beidem gilt aber: Vereinbart ein Probessen und überzeugt euch von dem was eure Location zaubert und ob es zu euch und eurer Idee von Essen passt. Einige Locations bieten dies gegen einen Aufpreis schon vor einer festen Buchung an. Andere wiederum erst nach erfolgter Buchung. Ist eure Locationwahl auf ein Restaurant mit angeschlossenem Veranstalungssaal gefallen, habt ihr es natürlich leichter euch einen Eindruck vom Speisenangebot zu machen und dies persönlich vorher zu testen.

DJ und / oder Band

Wenn ihr einen DJ oder sogar Livemusik für eure Hochzeit im Blick habt, solltet ihr bei der Locationauswahl und in einem Gespräch vor Ort klären, wie es mit der Stromversorgung vor Ort aussieht. Sind genügend Steckdosen vorhanden, die auch funktionieren, damit eurer DJ oder die Band die Licht- und Soundtechnik auch vernünftig aufbauen und vorallem nutzen kann ohne zu viele Kabel verlegen zu müssen? Gibt es Lautstärkenbeschränkungen oder Hausregeln ab einer gewissen Uhrzeit oder gibt es häufig Probleme mit Nachbarn? Aus der eigenen Erfahrung heraus kennen, wir einige Veranstaltungen, wo hierüber nicht gesprochen wurde und ab 22.00 oder 23.00 Uhr aufgrund von Lärmschutz die Lautstärke der Musik so herunter gefahren werden musste, das eine Party mit gutem Sound kaum noch möglich war. Auch ist die Tanzfläche für euch und eure Gäste, aber auch für den DJ ein wichtiges Kriterium für eine gute Party. Eine riesige Tanzflche, die für eure Gästenazahl viel zu groß ist, lässt trotz guter Musik nicht unbedingt Partystimmung aufkommen. Und 4 QM als Tanzfläche in einem viel zu engen und warmen Raum machen es auch dem besten DJ schwer, Gäste in Anzug und Kleid zum Tanzen zu animmieren.

Mein Tipp daher:

Sprecht den DJ oder die Band eures Vertrauens im Vorhinein an und fragt nach, was sie für sich als wichtige Punkte erachten, damit sie gut arbeiten können und euch eine tolle Party bescheren.

Kinder und Hochzeit

Ihr habt einen Freundeskreis in dem es viele Babys und Kleinkinder gibt? Dann solltet ihr in eure Überlegungen zur Auswahl der passenden Hochzeitslocation mit einbeziehen, ob die Einrichtung einer „Kinderecke“ nicht eine mögliche Idee wäre. Optimalerweise liegt dieser Raum nicht an der Tanzfläche und ist somit etwas ruhiger. Hier könntet ihr eine Kinderbetreuung einrichten oder den anwesenden Eltern zumindestens einen ruhigen Ort geben, um die Kleinen ab einer gewissen Uhrzeit schlafen zu legen – natürlich mit Babyfon. Sprecht eure Location doch einfach an, ob dort Erfahrungen vorliegen und lasst euch beraten.

Mein Mann hat mir hierzu eine kleine Anekdote erzählt, die mich sehr zum schmunzen brachte, als er wohl bei einer Hochzeitsfeier mit hohem Elternanteil hinterm DJ-Pult insgesamt 5 Babyfons im Blick hatte, während die dazugehörigen Eltern auf der Tanzfläche gemeinsam mit dem Brautpaar das Tanzbein schwangen. Sobald ein Kind wach wurde winkte er und die betreffenden Eltern machten sich auf den Weg in den Nebenraum – Hochzeits-DJ mal anders.

Mehr zum Thema: Heiraten mit Kindern könnt ihr in meinem Blogbeitrag FAMILY WEDDING – HEIRATEN MIT KINDERN nachlesen.

Parkplätze & öffentliche Verkehrsmittel

Vermutlich werden viel eurer Gäste mit dem Auto anreisen. Hier solltet ihr bei der Auswahl der Location auf die Parkplatzsituation achten und aktiv nachfragen, wie viele Autos vor Ort parken können und wie die Parkplatzsituation bei Veranstaltungen im Umfeld aussieht. Ist freies Parken möglich, müssen stündlich Parktickets gezogen werden oder sind Parkuhren vorgeschrieben, ist ein Parkhaus in der Nähe und auch noch nachts geöffnet?

Hier könnt ihr dann vor der Anreise eure Gäste informieren und böse Überraschungen, wie das viel zu späte Eintreffen einiger Gäste zu eurer Trauung vermeiden, da vor Ort nicht ausreichend freie Parkplätze zur Verfügung standen.

Müsst ihr teilen?

In größeren Locations kommt es immer häufiger vor, das gleich mehrere Hochzeiten an einem Tag und sogar parallel stattfinden. Ist seid also nicht exklusiv vor Ort. Dies ist für die einen vollommen okay und für andere Hochzeitspaare ein absolutes No-Go. Überlegt euch, ob Exklusivität wichtig ist oder nicht. Wennn ihr euch für eine Hochzeitslocation entscheidet, bei der mehrere Hochzeitsgesellschaften gleichzeitig vor Ort sind, fragt im Vorgespräch klar nach, ob dann auch ausreichend Personal für jede Hochzeit bereit steht und ihr und eure Gäste nicht hinterher lange auf Essen und Getränke durch zu dünn besetzten Service warten müsst. Auch solltet ihr klären, wie sich die mehreren Hochzeitspartys lautstärkentechnisch voneinander trennen lassen, so das die eine Gesellschaft die andere nicht stört.

Reinigung, Geschenke abholen etc.

Ist eine Reinigung nach der Party im Preis inklusive oder müsst ihr selber ran? Könnt ihr evtl. die Gesamtkosten der Location senken, wenn ihr selber aktiv werdet und den Raum reinigt?

Mein Tipp:

Genießt den Abend und die Feier und putzt nicht nach der Party noch den Raum, denn ihr habt euch euer Bett verdient!

Bewahrt die Location Geschenke, verbliebene Dekoartikel oder Reste der Hochzeitstorte für euch 1-2 Tage auf oder muss direkt nachts alles mitgenommen werden, da am nächsten Tag schon die nächste Party steigt? Hier solltet ihr stressfrei denken und planen und eine Location finden, die euch eine Aufbewahrung für 1-2 Tage ermöglicht.

Ich hoffe, ich konnte euch mit den Tipps und Erfahrungen einige Anregungen und Hilfestellungen für die Suche nach der für euch passenden Hochzeitslocation geben.

Eure Mareike